L'organisation, la clé du succès

J'ai réinventé la gestion de documents, en m'inspirant d'une version modernisée de la classification Dewey, adaptée aux besoins actuels des professionnels.

• Organisation par code couleur

Chaque type de document porte une couleur distincte, pour une identification visuelle instantanée.

• Index clair et adaptable

Les fichiers sont organisés selon une structure simple et modifiable selon votre secteur d'activité.

Chaque dossier suit une logique qui facilite l'accès aux informations clés.

• Système de codage unique

Avec ce système de codage, chaque fichier est classé selon son importance, son type et sa date, éliminant ainsi les doublons et la perte d'informations.

Priorisation des tâches pour une efficacité maximale

• Avec une liste de tâches, où chaque mission est évaluée en termes d'urgence et d'importance.

• Grâce à une matrice de gestion des priorités, je distingue ce qui est urgent de ce qui est important pour une optimisation parfaite de mon temps.

Instauration d'un suivi progressif pour une organisation optimale

• Chaque tâche est soigneusement tracée et suivie selon un calendrier précis.

• Un système de rappels et de contrôles veille à ce que rien ne soit oublié.

Voici comment je transforme votre boîte de réception en un outil de productivité :

• Tri automatique : classement des emails entrants  en fonction de leur urgence et de leur importance.

• Codage couleur des mails : différenciation facile des emails prioritaires, ceux à traiter et ceux en attente de réponse.

• Utilisation de modèles de réponses rapides : pour économiser du temps avec des réponses préétablies pour les échanges courants.

• Création de dossiers intelligents : Archivage des emails de manière logique pour retrouver les informations rapidement.

Pour un travail d'équipe fluide et efficace, j'ai instauré un système de communication interne performant :

• Centralisation des informations : j’utilise des outils comme Xtiles ou Google Drive pour centraliser et structurer les données.

• Suivi des actions : chaque réunion ou échange crucial est synthétisé pour ne rien oublier.

• Création des canaux de communication dédiés : j'utilise Google Chat, Slack, WhatsApp Business ou Microsoft Teams pour une communication rapide et organisée.

• Instauration d'un système de validation et d’approbation : grâce un processus bien structuré pour valider les décisions et éviter les allers-retours inutiles.