Embedded Files
Contexte
Marie, juriste solo, gérant plusieurs dossiers simultanément, faisait face à des difficultés pour organiser ses archives, suivre les échéances des dossiers, et gérer ses emails de manière efficace.
Les objectifs
Créer et structurer le système d'archivage : Mettre en place un système d'archivage efficace pour faciliter l'accès aux dossiers.
Créer un calendrier de suivi des dossiers : Développer un calendrier pour suivre les échéances et les étapes importantes de chaque dossier.
Optimiser la gestion des emails : Mettre en place des méthodes pour gérer les emails de manière plus organisée et efficace.
Les actions entreprises
Analyse des besoins : J'ai effectué une analyse des besoins du juriste en matière d'archivage, de suivi des dossiers, et de gestion des emails.
Création du système d'archivage : J'ai conçu un système d'archivage numérique structuré, avec des catégories claires et des outils de recherche rapide.
Développement du calendrier de suivi : J'ai créé un calendrier interactif, intégrant des rappels automatiques pour les échéances et les étapes clés des dossiers.
Optimisation de la gestion des emails : J'ai mis en place des règles de tri automatique des emails, des dossiers de classement, et des modèles de réponse rapide pour les communications fréquentes.
Les résultats
Accès facilité aux dossiers : Le système d'archivage a permis à Marie de retrouver rapidement les informations nécessaires, réduisant le temps de recherche de 50%.
Suivi efficace des échéances : Le calendrier de suivi a aidé à respecter les délais, avec une réduction de 30% des retards dans la gestion des dossiers.
Gestion optimisée des emails : La nouvelle organisation des emails a permis de réduire le temps consacré à la gestion des emails de 40%, augmentant ainsi la productivité.
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